最近ではインターネットの普及とともに個人情報の取り扱いがさらに厳しくなってきました。
大家として賃貸経営をしていると、他人の個人情報を取り扱わなくてはいけなくなりますから
その扱い方によっては、「入居者に訴えられてしまう」ということも可能性としてあり得なくはありません。
慎重に取り扱わなくてはいけない個人情報ですが、
大家は一体どのような点に注意すればいいのでしょうか。
特に女性の入居者は注意
個人情報のトラブルで多いのはやはり女性の入居者です。
特に女性の一人暮らしの場合は、セキュリティ面などを一番重要視してお部屋を決める方も多く、
大家と良い関係を築けるかどうか、ということも気にされる方が多いんですね。
女性の入居者が多いアパートやマンションなどを貸し出している場合は特に注意して管理をしなくてはいけないのが個人情報なのです。
もちろん男性だから個人情報を雑に扱って良いというわけではありません。
ただ、女性の入居者の方がセキュリティ面などにかなり注意を払っているケースが多いので
やりとりをする中でも、配慮をして管理していった方が良い、ということです。
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防犯カメラの取り扱いについて
入居者の個人情報の取り扱いでよくトラブルになるのが防犯カメラの取り扱いです。
最近ではアパートやマンションで防犯カメラを導入しているところが多いと思いますが
その防犯カメラで記録した映像も個人情報になり得るんですね。
もちろん何かあった時のために設置しているものではあるのですが、
その防犯カメラで映像を記録することによって、どの部屋の入居者がどの時間帯に家を出ていつ帰ってくるのか、というような生活状況を知ることができてしまいます。
入居者側からすると、その防犯カメラの設置に対して不信感を持ってしまうこともあるんです。
「逆にこちらが監視されているような気持ちになってしまって嫌だ」と感じてしまうんですね。
ただ防犯カメラの設置にはゴミ捨て場のルールの管理だったり、犯罪抑止の意味が第一目的として込められていると思います。
防犯カメラを新たに設置する場合は、どういった目的で設置をするのか、
ということをしっかりと事前に入居者に案内するようにして、入居者に十分配慮をした方が良いでしょう。
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警察から個人情報の提供を求められた場合
賃貸経営をしている場合、不動産管理会社に管理をお願いしていたとしても
入居者の個人情報というものは大家側に伝えられますし、大家が管理しなくてはいけない個人情報もあります。
ではそういった個人情報の提供を警察から求められたらどうしたらいいのでしょうか？
第三者に利用目的範囲以外の個人情報を提供する、というのはとてもリスクの伴うことでもあります。
警察だから、と言われて安易に個人情報を渡してしまわないように、慎重になるべきでしょう。
警察である、ということが本当かどうか、ということをまずは確認した方が良いです。
まずは警察手帳などを確認し、名刺ももらいましょう。
また捜査関係事項照会書、というものももらうようにします。
さらに入居者からのクレームが起きる可能性などもありますから、管理会社や警察とうまく話し合って
情報を絞った上で入居者の個人情報をどこまで渡すか、ということも決めた方が良いと思います。
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個人情報取り扱いの対策
大家として賃貸経営をすることになれば、個人情報を必ず取り扱うことになります。
個人情報を取り扱う上でどのような対策をしておいた方が良いのでしょうか？
管理会社に任せる
任せられるものはなるべく不動産管理会社に任せて
大家側で管理するものは少なくする、というのが一番のリスク回避法になります。
大家側で取り扱いをする範囲を少なくするようにするんですね。
個人情報は利用目的範囲内で取り扱う
不動産管理会社から伝えられた入居予定者の個人情報を見て、大家側が入居してもらうかどうかの判断もしますから
個人情報を完全に扱わないことは無理だと思います。
なので、個人情報を取り扱う時は利用目的範囲内にとどめる、ということを意識するようにしましょう。
防犯カメラの記録も同じで、あくまで利用目的範囲内で使う、ということを前提に設置をし
「何号室の入居者が何時頃にいつも出て行く」というような詮索はしないようにしましょう。
大家は入居者の個人情報に個人的に興味を持ってはいけない、と思っておいた方が良いです。
個人情報のセキュリティをしっかり行う
個人情報をどうしても管理しなくてはいけない場合は
どのように管理をするか、ということもしっかり考えなくてはいけません。
紙媒体で管理をするなら鍵のある引き出しで管理をしたり、
パソコン上で管理するならセキュリティソフトをしっかり入れ、情報に対してパスワード設定も行いましょう。
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